淺談遠端團隊協作：AAPD 第一屆實習計畫心得分享
Hello~大家好！我是Simon，是一名UX設計師，同時也是 AAPD 的校長兼撞鐘，不過有了團隊夥伴加入之後，我終於可以開始做點別的雜活了😂。
Hello~大家好！我是Simon，是一名UX設計師，同時也是 AAPD 的校長兼撞鐘，不過有了團隊夥伴加入之後，我終於可以開始做點別的雜活了😂。
我喜歡分享、試著從小事開始創造價值，如果有合作或交流機會或想找我聊聊，都不用客氣透過我的 E-mail 或直接用 Facebook 聯絡我，期待與你的相遇 :)
而今天這篇文章，主要想要和大家分享關於 AAPD 的小故事，以及兩個月來在遠端團隊營運上的經驗與心得。如果你還不知道 AAPD 是做什麼的，那麼在開始閱讀之前，請容我簡單的介紹一下 AAPD😀
全文約 6,500 字，閱讀時間約 15分鐘。
AAPD是什麼？
AAPD 是一個快速成長的設計內容媒體，全名是 As A Product Designer。
(來～跟我念三遍AAPD、AAPD、AAPD，雖然名字很難記但拜託不要再唸成PPAP、AADA、ADPA了😢)
我們專注於分享數位產品設計的相關內容，並且致力創造更多的交流與互動。我們關注UI/UX設計、設計職場、個人成長、設計趨勢與產業動態等等，希望透過高品質的內容，降低每位設計師在成長的過程中所遇到的阻礙。同時，我們也期望透過社群的力量，讓更多人成為更好的設計師，一起創造更有價值的設計，並且讓台灣的設計環境變得更好。
目前 AAPD 有以下兩個內容營運平台：
**有興趣的朋友點擊上方圖片前往參觀👆🏻，相信可以找到不少有用的資訊 **:)
AAPD 是怎麼開始的🤔？
時間倒回到 2017 的 1月，當時的我已經自學 UI/UX 設計一段時間，也漸漸發現到了一件事：大部分最新的產業知識多來自於國外文章，而台灣似乎比較少對於數位產品設計的內容分享，而這個領域又有許多剛入門的新手需要這些知識。
因此我開始思考，不如就在 Facebook 分享一些自己平常收集的設計文章、靈感，以及在 Medium 上寫一些關於設計的內容。在默默營運了一陣子之後，發現自己一個人寫作的產量及速度實在太慢，因此也開始邀請一些認識的設計師來來寫文章投稿，漸漸的也就催生了 AAPD 這個平台。
其實，剛開始經營 AAPD 時也是抱著比較隨性的想法，有什麼內容就分享什麼、有靈感再動筆寫文章，粉絲及讀者成長的很慢，也沒什麼人會主動來投稿，在經營的前半年都處於沒什麼人關注的狀態。
後來，我強迫自己每天要po兩篇貼文在 Facebook 上，每個月至少要寫1–2篇文章，這個平台才逐漸有了起色。而這時在UI/UX領域寫作的作者也越來越多，不知不覺就邀請了好多作者與文章加入 AAPD 這個平台，當然這之間也陸續收到許多朋友與讀者的支持，讓我更有責任與動力經營下去。
糟糕，一個人好像有點做不來😥⋯
但又不想就這樣放棄，不如試試看找夥伴加入吧！
原本 AAPD 只是我自己心血來潮的一個 Side-Project ，雖然一個人做得很自由，但也常常也力不從心，例如自己工作很忙的時後就很難堅持每天發文、沒有夥伴可以一起討論方向、想要提供更多元的內容，但一個人真的做不來，甚至有時候想要放棄等等⋯而在經營了大約一年之後，我萌生了找夥伴加入團隊的念頭。
但對於招募新夥伴這件事來說，我是多少有點擔心的，因為我不確定大家都能認同 AAPD 的理念、我是不是有足夠的能力帶領團隊、讓夥伴學到東西之餘也能得到成就感，甚至可以培養一些在職場上有幫助的工作習慣。
經過仔細思考之後，我想我要找的是「夥伴」而不是「為我工作的人」，畢竟我的能力有限、暫時無法負擔工作酬勞，因此我希望透過新夥伴的加入，用更多不同的觀點來塑造這個平台的可能性，讓大家都成為推動這個專案前進的一份子。
團隊成員終於到位後，可以開始幹大事了⋯嗎🤔？
在努力撰寫了工作內容描述(Job Description) 並且在 Facebook 發佈招募訊息後，很意外地，收到了比我預期還多的申請者，而且大家都充滿了熱情與想法，這也讓我感到非常的受寵若驚，竟然有這麼多人對於這個計畫感到興趣(非常感謝！)，因此又花了不少時間聯繫適合的夥伴、彼此溝通對於團隊的想法。
竟然有超過20個申請者，感動的痛哭流涕😭
總算在一個月後，我們正式的啟動了 AAPD 第一次的實習計畫，最後共有七名優秀的夥伴加入 AAPD 團隊，而這個計畫有幾個有趣的地方我想要特別提ㄧ下：
- 由於我在海外工作，所以這個團隊是 100% 遠端協作，在共事的2個月裡，夥伴們彼此都沒有見到面。
- 這是一個 Side-Project，因此也就暫時沒有所謂的盈利模式，大家可以說是靠熱情與理念驅動這個團隊。
- 每位夥伴在加入團隊前，都提案了關於團隊的想法，因此在往後專案的執行上擁有相對的主導權。
因此，與其說是我建立了一個平台和團隊讓大家參與其中，很多時候更像是我在跟這群夥伴學習如何讓團隊成長，並且一起找到前進的方向。
第一屆團隊夥伴聚餐(共事3個月後才第一次見到面XD)
可愛的團隊與非常沒默契的poseXD
好的，小故事講完了～總之這次跟團隊夥伴們算是很順利共事了兩個月(2018/4–2018/6)，其中也有一些想法跟經驗想要分享，尤其在遠端工作加上非正式的專案上，要如何保持動力與想法上的暢通，有幾點是我認爲是比較重要的：
№𝟭. 團隊像是一艘船，船員們必須航向相同的目的地
由於我們的團隊組成滿多元的，大家都有不同的背景與專長，同時也帶著不同的想法與目的而來。雖然每個人在 AAPD 專案的執行上可以擁有相對的彈性，只要是不錯的想法就可以嘗試看看，但決策上還是需要符合 AAPD 成立的初衷與理念。
Civil War Trailer GIF - Find & Share on GIPHY
因此給團隊提供一個明確的核心價值就是最重要的事，告訴夥伴們 AAPD 的使命是什麼、我們想要傳遞甚麼價值給我們的受眾、我們是為了什麼而存在。當大家有了一致的方向與清晰的目的地，才不會因為想法過於發散或天馬行空，最後做出了跟團隊價值觀背道而馳的決定。
№2. 明確的責任歸屬，把對的人擺在對的位置上
我一直相信一句話：責任使人成長。
當承擔了更多的責任，也代表自己擁有更多價值，但這是建立在對自己的工作有熱情與想法的前提下，否則做著不喜歡的工作只會讓人覺得十分沮喪。
因此，為了不讓夥伴覺得有種「什麼都要做」的感受，我希望大家能夠專注在自己擅長以及有熱情的地方。把對的人放在對的位置，才能更好的去激發潛能。因此在 AAPD 的團隊裡，每個角色都有明確的工作職責與目標，在進入團隊前就會先和夥伴確認未來的主要工作方向，但不同專案上彼此還是會互相協作，這樣一來不僅能讓大家能專注做著自己喜歡的事，且又保持著團隊合作的氛圍。
№3. 給予夥伴信任，擁抱彈性與變化
由於這是第一屆的實習計劃，在合作的一開始的確有許多思考不夠周到的地方。包含如何遠端有效的溝通、讓團隊夥伴都能彼此透明互見、訂定明確的工作成效等等。
雖然我已經盡可能的建立一些文件規範與工作方法，但畢竟這是一個 Side-Project ，每位夥伴所投入的時間有限，也沒有任何強制的約束力。所以我的作法更傾向訂出團隊前進的大方向，剩下的讓夥伴自己決定細部的工作內容，並給予完全的信任與彈性，對於各種可能性與變化都認真傾聽與反饋，畢竟我自己也在學習如何帶領團隊，只要能讓團隊前進、夥伴成長的方法，我認為都值得去嘗試。
№4. 有條理的專案管理，隨時適應工作節奏
我認為專案管理是影響團隊生產力相當重要的因素之一，尤其我們是一個遠端團隊，無法時時刻刻交流或追蹤進度，所以最好的方式就是有一個地方集中管理所有的工作項目，讓每位夥伴都能知道彼此手頭上正在進行的任務，甚至是可以互相討論與分享資訊。
我們使用了 Trello 看板來管理專案，裡頭記錄了包含有趣的想法、待辦事項、進行中任務、已完成的任務等等，並且定義了明確的使用邏輯，搭配上其他雲端協作文件，讓每位夥伴隨時都能在看板上找到需要的資料，同時也減少了大量的溝通成本。
№5. 清晰可見的的目標，協助夥伴找到成就感
對於遠端協作團隊來說，最怕的就是大家失去動力或是對於團隊目標不一致。就像第一點提到的，團隊就像一艘船，大家必須航向相同的目的地，在讓夥伴了解團隊願景之後，我還是會將這塊大拼圖分解成一些具體可見的目標，且按照季度規劃和目前的人力、資源配置來調配工作內容，而不是天空馬行或是很貪心地想在短時間內完成很多任務，畢竟只有ㄧ步一步前進才能把事情做好做扎實。
而對於這樣一個非正式的團隊來說，協助夥伴找到「成就感」也是一個推動彼此前進的方法。作法上也有很多，像是時常了解夥伴的工作狀況、協助排除工作上的障礙、持續分享專案的數據與指標、以身作則的去了解與執行每一個任務、用同儕的力量取代上至下的管理等等。
盡可能讓團隊運作的一切公開透明，讓認真做事的人可以被夥伴看見，試著創造一個正向的環境，讓團隊明確的感受到正在「前進」，即便只有一點點，也是個很好的開始。
關於協作工具：我們團隊是如何一起遠端工作的呢？
▍Trello — 專案管理
前面所提到的專案管理，對於小團隊來說看板工具 Trello 其實非常夠用，我們的作法是透過建立專案(Project)和任務卡(Ticket)並互相連結方便追蹤任務，也會將所有相關的資料連結或討論內容記錄在卡片裡，同時針對每張卡片也會加上對應的標籤，方便了解任務的大小。而橫向的列表也會將任務做狀態分類，能夠一眼直觀的了解每個任務的狀態，在每次會議時只要用拖移的方式就快速排優先級與分類任務。
然而，這樣的管理方式並不是每個人都熟悉，因此剛開始我也花了些時間做了教學文件，讓大家開始專案前都能有個基礎的框架，例如：每個專案在建立時都要寫下此專案的目標、相關背景與專案編號，這樣不僅是讓自己很清楚的知道專案的方向，同時也讓其他夥伴能更了解這個專案，目前這個方式運作起來還不錯，但還有一些可以細部優化的地方，也許可以之後跟大家分享。
▍Slack — 團隊溝通
Slack 應該是不少團隊滿常使用的一個溝通工具，AAPD 也不例外。在小團隊裡，比起使用 E-mail 或一些即時通訊軟體，使用 Slack 更能聚焦在快速的工作討論上，而把「工作」和「私人閒聊」拆開可以更直效的溝通，不容易分心。
我們也試著透過不同的頻道(Channel)分流團隊的訊息，但也讓每一位夥伴都可以參與討論、給予意見，有任何檔案共享或對話追蹤也都非常方便。
在日本時收到來自台灣夥伴們的生日祝福，哭
當然，為了讓夥伴間有更多工作外的交流，我們也有閒聊(chit-chat)頻道或是一些設計資源分享頻道等等。
▍Google Spreadsheet — 協作文件
講到遠端協作，當然就少不了各種雲端工具，Google 的線上表格是我們很喜歡用的工具之一，不管是記錄 Facebook 的貼文、或是一些專案相關的資料收集、整理平台的文章內容、作者資訊等等。線上表格在協作上也非常方便，只要把架構規劃好就會是非常實用的工具。
我們利用線上表格紀錄 Facebook 貼文以及追蹤貼文數據
▍Dropbox Paper — 協作文件
除了雲端表格之外，線上文件也是我們頻繁常使用的工具，不論是工作相關的規範文件、或是一些靈感發想或會議紀錄都會完整的記錄在這裡，而使用 Dropbox Paper 算是我的個人偏好，因為比起 Google Docs 來說在編輯上的 UX 體驗好滿多的，雖然少了一點客製化的文字功能，但簡單的 Markdown 格式以及舒適的閱讀體驗已經足以應付大部分的文件需求。當然，在協作上也是非常方便，團隊夥伴也能針對不同的專案文件做留言和討論。
我們團隊很常使用 Dropbox paper 進行文件上的協作
▍Google Hangout — 視訊會議
Google Hangout 則是我們進行線上會議會使用的工具， 因為是免費的工具，連線品質也還算穩定，也可以共享螢幕畫面，好像沒什麼好挑惕的。我們這次的合作利用 Hangout 進行了以下幾種類型的會議：
1. Bi-weekly Meeting
除了日常的 Slack 訊息溝通之外，每兩週我們會進行一次線上通話會議。主要目的是同步目前專案進度，以及對於每個任務排優先級，了解有沒有人遇到困難需要幫忙。而會議最怕沒有效率、不知所云，所以每次開會都會有固定的議程(Agenda)，只需要請夥伴針對現在進行/完成中任務分享一下目前進度，細部的討論就等之後相關夥伴自行私下討論，幾次操作下來，大多都能控制在 1–1.5 小時內結束會議。2. 定期 1:1 對談
如前面所提到的，我希望給予夥伴絕對的信任，也讓他們的時間投注在自己的熱情上。但畢竟還是遠端工作，溝通上還是沒辦法像是大家在辦公室班直接給予反饋與建議，所以我們規劃了一對一的談話時間，在這個時間裡，我們會邀請夥伴分享目前工作的狀態，以及對於這個團隊的想法、甚至是個人未來的規劃或發展。我們希望透過不同面向去了解夥伴真正的需求，看他們不管在專案中或是個人上是否有所學習與成長，我覺得這是一個很好的機會，去真正讓彼此了解參與這個團隊的意義，透過深度的對談也能夠更釐清要前進的方向。3. 實習回顧(Retrospective)
在這次的實習的最後一場會議，我們花了比平常還久的時間，進行了一次實習回顧會議。我覺得這個回顧對我和夥伴來說算是滿重要的，透過幾個引導式的提問，讓大家說出心裡可能平常不會說的話，並且真誠地去面對我們共同完成的專案、發自內心地去稱讚夥伴的貢獻，勇敢地對於這個團隊未來進行提問。我覺得這是一個非常有意義且有趣的過程，這場對話不只是讓彼此對這兩個月所經歷的事做一個收尾，也讓我們更了解彼此、一起展望更遠的未來。
回顧會議讓彼此為這個專案留下好的句點
這兩個月裡，我們一起完成了什麼專案、讓 AAPD 成長了多少？
兩個月，看起來不算長的時間，每位夥伴每週花大約 4–6 小時投入工作，透過上面所說的一些工作方法確實能感受到團隊一點點的前進，下面就和大家分享這兩個月的具體成果：
▍團隊建立
- 建立明確的工作規範文件，讓夥伴們都能順暢的進行專案與任務。
- 定義團隊內角色職責，並且對於彼此的專案都有互補、協作關係。
- 建立一致的工作流程，在保有彈性的同時，也能夠快速的追蹤專案進度與成效。
- 讓夥伴習慣統一的溝通與協作工具，減少溝通與學習成本。
▍Facebook 內容營運/策略
- 每天固定貼文，粉絲人數穩定成長(+20%)。
- 定義貼文時段以獲取最佳成效，並且分析貼文類型讓每篇觸及率穩定成長(平均+40%)。
- 設定社群營運指標，並且分析整體貼文表現，根據結果訂定貼文策略。
- 配合 AAPD Medium 團隊推廣每篇新進文章，為平台文章導入新流量。
▍Medium 內容營運/策略
- 整理平台上目前所有文章及作者，並加以分類製作成學習資源導覽。
- 建立一致的邀稿流程，並持續維繫與平台作者良好關係。
- AAPD Publication 粉絲數成長20%。
- AAPD 官方頻道粉絲數成長至超過300人。
- AAPD 精選翻譯外國文章 3 篇，並且有單篇超過1,000次拍手。
- Medium 作者數量成長80%、文章數量成長超過50%。
- Medium 每日訪客成長超過 20%、平均閱讀時間成長超過 30%。
▍活動企劃/執行
- 完成第一場線上跨海直播訪談，超過 100 名觀眾同時在線收看，並且有文字完整紀錄訪談內容。
- 舉辦線下實體活動，邀請業界講者分享經驗，並有超過 100 位朋友報名參加。
第一次舉辦實體活動就有超過100位報名，到場的朋友也超過60位
也許這些成績不算特別突出，但對於一個非正式遠端團隊來說，也算是相當滿意了，況且這些成果都不是過去我一個人經營時所能夠達到的地步，所以其實非常感動 AAPD 團隊能共同完成這些目標。
感謝的話要放在最後說🙏
上面寫了這麼多，其實學習到最多的還是讓我真正的意識到：要營運一個團隊真的不容易，況且這還只是個大家用熱情來灌溉的 Side-Project，可以想像如果真的要做一個創業項目，需要要承受多大的心理壓力。
幸好這次參與的團隊夥伴都非常的給力與支持，讓我真切的感受到原來一個遠端團隊也能有擁有如此強大的向心力。感謝 AAPD 第一屆的團隊夥伴 Michelle、Wei、茄子、婉婷、Anky、羽婷、美美， 是你們讓這個實習計畫變得如此美好與充實，我也從各位的身上學習到很多，也讓我了解 AAPD 的未來更多可能性，謝謝你們！🤘🏻
